Pag-unawa sa Mga Purchase Order at Kanilang Mga Benepisyo para sa Negosyo

Rancakmedia.com – Alam mo ba ang kahulugan ng Purchase Order o PO? Purchase order o PO ay nangangahulugang isang dokumentong ginawa upang isaad ang mga kalakal na gusto mong bilhin. Sa artikulong ito lamang makikita mo ang kumpletong function at paliwanag.

Sa negosyo, maraming mga transaksyon sa pagbili na isinasagawa, at ang pagkakaroon ng Purchase Order ay maaaring matiyak na ang proseso ng pagkuha ay tumatakbo nang maayos at nakabalangkas.

Ang Purchase Order ay isang terminong karaniwang ginagamit sa negosyo. Ito ay dahil ang Purchase Order ay may mahalagang papel sa proseso ng pagkuha ng mga produkto o serbisyo para sa mga layunin ng negosyo.

Pag-unawa sa Mga Purchase Order

Ang Purchase Order o Purchase Order ay isang opisyal na dokumento na naglalaman ng kahilingang bumili ng mga kalakal o serbisyo mula sa nagbebenta ng mamimili.

Ang dokumentong ito ay naglalaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa produkto o serbisyo binili, kabilang ang dami, presyo, iskedyul ng paghahatid, at mga tuntunin sa pagbabayad.

Ang pangunahing layunin ng Purchase Order ay upang matiyak na ang pagkuha ng mga kalakal o serbisyo ay isinasagawa sa isang istruktura at kontroladong paraan, upang maiwasan ang mga pagkakamali sa pag-order at pagpapadala ng mga produkto o serbisyo na hindi tumutugma sa order.

Bukod doon, ang Purchase Orders ay maaari ding gawing mas madali para sa mga mamimili na subaybayan ang katayuan ng paghahatid ng mga produkto o serbisyo at matiyak na ang mga pagbabayad ay ginawa alinsunod sa mga paunang natukoy na kasunduan.

Ang pagkakaiba sa pagitan ng isang Purchase Order at isang Invoice ay ang isang Purchase Order ay isang kahilingan sa pagbili mula sa mamimili, habang ang isang Invoice ay isang kahilingan sa pagbabayad mula sa nagbebenta pagkatapos na matanggap ng mamimili ang mga produkto o serbisyo.

Mga Uri ng Purchase Order

Mayroong ilang mga uri ng Purchase Order na maaaring gamitin sa negosyo, kabilang ang:

1. Standard Purchase Order

Ang Standard Purchase Order ay isang uri ng Purchase Order na karaniwang ginagamit sa negosyo. Ang dokumentong ito ay naglalaman ng pangkalahatang kahilingan sa pagbili para sa mga kalakal o serbisyo nang walang masyadong detalyadong mga detalye.

Ang mga Standard Purchase Order ay kadalasang ginagamit upang bumili ng mga kalakal o serbisyo na pana-panahong binibili at sa maliit na dami.

2. Purchase Order Blankets

Ang Blanket Purchase Order ay isang uri ng Purchase Order na ginawa upang makakuha ng mga kalakal o serbisyo sa maraming dami at sa mahabang panahon. Ang Purchase Order Blanket ay karaniwang ginagamit upang bumili ng mga kalakal o serbisyo na mahal at mahirap hanapin.

3. Reserve Purchase Order

Ang Reserve Purchase Order ay isang uri ng Purchase Order na ginawa upang matugunan ang isang hindi inaasahang pangangailangan para sa mga produkto o serbisyo. Ginawa ang dokumentong ito bilang backup at gagamitin kung kinakailangan anumang oras.

4. Mga Spot Purchase Order

Ang Spot Purchase Order ay isang uri ng Purchase Order na ginawa para sa biglaan at emergency na pagkuha ng mga produkto o serbisyo.

Ang dokumentong ito ay naglalaman ng kahilingan sa pagbili para sa mga produkto o serbisyo na nangangailangan ng agarang paghahatid, kadalasan sa loob ng 24 na oras.

Proseso ng Paglikha ng Purchase Order

Ang proseso ng paglikha ng Purchase Order ay maaaring isagawa gamit ang mga sumusunod na hakbang:

1. Tukuyin ang mga Pangangailangan

Ang unang hakbang sa paggawa ng Purchase Order ay ang pagtukoy sa pangangailangan para sa mga kalakal o serbisyo na kailangan ng negosyo.

Magagawa ito sa pamamagitan ng komunikasyon sa pagitan ng bumibili at ng partidong nangangailangan ng mga kalakal o serbisyo.

2. Pagpili ng Vendor

Kapag natukoy na ang pangangailangan para sa mga kalakal o serbisyo, ang susunod na hakbang ay ang pumili ng vendor na tutugon sa pangangailangang iyon.

Ang napiling vendor ay dapat makapagbigay ng mga kalakal o serbisyo na nakakatugon sa nais na mga detalye at may magandang reputasyon.

3. Alok sa Presyo

Pagkatapos mapili ang vendor, maaaring humiling ang mamimili ng quote ng presyo mula sa kinauukulang vendor.

Dapat kasama sa quote ng presyo na ito ang mga detalye ng presyo, kabilang ang mga gastos sa pagpapadala at oras ng paghahatid para sa mga produkto o serbisyo.

4. Paggawa ng Purchase Orders

Kapag napagkasunduan ang presyo, makakagawa ang mamimili ng Purchase Order na naglalaman ng mga detalye tungkol sa mga produkto o serbisyong bibilhin, kasama ang dami, presyo, iskedyul ng paghahatid at mga tuntunin sa pagbabayad.

5. Pagpapatunay at Pag-apruba

Ang Purchase Order na ginawa ay dapat ma-verify at maaprubahan ng awtorisadong partido sa kumpanya. Mahalaga ito upang matiyak na ang Purchase Order ay naaayon sa patakaran ng kumpanya at sa magagamit na badyet.

6. Paghahatid ng mga Purchase Order

Kapag naaprubahan ang Purchase Order, dapat ipadala ang dokumento sa vendor na tutuparin ang order. Ipoproseso ng vendor ang mga order at maghahatid ng mga produkto o serbisyo ayon sa napagkasunduang kondisyon.

7. Pagtanggap ng mga Kalakal o Serbisyo

Matapos matanggap ang mga kalakal o serbisyo, dapat suriin at tiyakin ng mamimili na ang mga kalakal o serbisyong natanggap ay naaayon sa Purchase Order. Kung may problema o pagkakaiba, dapat makipag-ugnayan kaagad ang mamimili sa vendor upang itama ang sitwasyon.

Ang isang epektibong proseso ng paglikha ng Purchase Order ay makakatulong sa mga negosyo na makatipid ng oras at gastos, pati na rin matiyak na ang pagkuha ng mga kalakal o serbisyo ay isinasagawa sa isang istruktura at kontroladong paraan.

Paano Subaybayan ang isang Purchase Order

Ang Pagsubaybay sa Purchase Order ay isa sa mga mahalagang bagay na dapat gawin ng mga mamimili upang matiyak na ang pagkuha ng mga kalakal o serbisyo ay naisagawa nang tama.

Narito ang ilang paraan para subaybayan ang Mga Purchase Order:

1. Paggamit ng ERP system

Makakatulong ang ERP (Enterprise Resource Planning) system na subaybayan ang mga Purchase Order mula simula hanggang matapos.

Sa isang ERP system, ang bawat Purchase Order ay may natatanging numero na nagbibigay-daan sa mga mamimili na subaybayan ang katayuan ng pagbili sa real-time.

2. Makipag-ugnayan sa mga Vendor

Maaaring makipag-ugnayan ang mga mamimili sa mga vendor upang makakuha ng impormasyon tungkol sa katayuan ng paghahatid ng mga produkto o serbisyo na kanilang binili.

Magbibigay ang vendor ng impormasyon tungkol sa petsa ng paghahatid, numero ng resibo ng paghahatid, at tinantyang oras ng pagdating.

3. Paggamit ng Email

Maaaring gumamit ng email ang mga mamimili para humiling ng mga update sa status ng pagbili. Dapat kasama sa email ang numero ng Purchase Order at mga detalye tungkol sa mga produkto o serbisyong nabili.

4. Paggamit ng Delivery Tracking Application

Ang ilang mga vendor ay nagbibigay ng mga application sa pagsubaybay sa pagpapadala na nagpapahintulot sa mga mamimili na subaybayan ang katayuan sa pagpapadala online. Ang mga application na ito ay karaniwang maaaring ma-access sa pamamagitan ng website ng vendor o sa pamamagitan ng isang mobile application.

Halimbawa ng Purchase Order

Ang sumusunod ay isang halimbawa ng Purchase Order na maaaring gamitin bilang sanggunian sa paggawa ng dokumentong ito:

Numero ng Purchase Order: 12345678
Petsa ng Paggawa: Mayo 1, 2023
Mamimili: PT. A B C
Nagtitinda: PT. XYZ

Paglalarawan ng Mga Produkto o Serbisyo:

1. 50 units ng Acer brand laptops
2. 10 unit ng HP brand printer
3. 5 unit ng scanner ng brand ng Canon

Mga Detalye ng Mga Produkto o Serbisyo:

• Acer laptop na may mga detalye ng Intel Core i5, 8GB RAM at 1TB hard drive
• HP printer na may kulay at itim at puti na mga detalye sa pag-print, bilis ng pag-print na 20 sheet bawat minuto, at koneksyon sa Wi-Fi
• Canon scanner na may mga detalye ng resolusyon na 1200 x 2400 dpi at bilis ng pag-scan ng 10 segundo bawat sheet

Presyo:

1. Acer laptop sa halagang IDR 10,000,000 bawat unit
2. HP printer Rp. 2,000,000 bawat unit
3. Canon scanner sa halagang IDR 1,500,000 bawat unit
4. Kabuuang Presyo: IDR 600,000,000

Iskedyul ng Paghahatid:

• 25 laptop units, 5 printer units at 3 scanner units ang ipapadala sa May 15 2023
• 25 laptop units at 5 printer units ang ipapadala sa May 30 2023
• 22 unit ng laptop, 5 unit ng printer at 2 unit ng scanner ang ipapadala sa Hunyo 15 2023

Kasunduan sa pagbabayad:

1. Ang 50% ng kabuuang presyo ay dapat bayaran bago ihatid ang mga kalakal
2. 50% ang natitira ay binabayaran pagkatapos matanggap at ma-verify ng PT. A B C

Sa halimbawa ng Purchase Order sa itaas, mayroong detalyadong impormasyon tungkol sa mga produkto o serbisyong binili, mga detalye ng mga ito, presyo, iskedyul ng paghahatid, at mga tuntunin sa pagbabayad.

Ang dokumentong ito ay nilikha upang matiyak na ang pagkuha ng mga kalakal o serbisyo ay isinasagawa sa isang istruktura at kontroladong paraan.

Mga Benepisyo ng Paggamit ng Mga Purchase Order

Ang paggamit ng Purchase Orders ay nagbibigay ng maraming benepisyo para sa mga kumpanya. Ang mga sumusunod ay ilan sa mga benepisyo ng paggamit ng Purchase Orders:

1. Pamahalaan ang Mga Paggasta sa Pinansyal

Sa pamamagitan ng Purchase Order, maaaring pamahalaan ng kumpanya ang mga gastos pananalapi na may higit na kontrol. Makakatulong ang dokumentong ito sa mga kumpanya na lumikha ng mas structured na badyet at mabawasan ang panganib ng mga overrun sa badyet.

2. Pabilisin ang proseso ng pagbili

Maaaring mapabilis ng mga dokumento ng Purchase Order ang proseso ng pagbili. Sa dokumentong ito, mayroong mga detalye ng mga kalakal o serbisyo na binili, mga detalye ng mga ito, mga presyo, at mga iskedyul ng paghahatid.

Gamit ang impormasyong ito, ang mga kumpanya ay maaaring gumawa ng mga desisyon sa pagbili nang mas mabilis.

3. Pigilan ang mga error sa pag-order

Makakatulong ang mga dokumento ng Purchase Order na maiwasan ang mga error sa pag-order. Sa dokumentong ito, may mga detalye tungkol sa mga kalakal o serbisyong binili at mga detalye ng mga ito.

Sa impormasyong ito, masisiguro ng mga kumpanya na ang mga produkto o serbisyong binili ay naaayon sa mga pangangailangan ng kumpanya.

4. Pinapadali ang pagsubaybay sa mga produkto o serbisyo

Ang mga dokumento ng Purchase Order ay maaaring gawing mas madali ang pagsubaybay sa mga produkto o serbisyo. Sa dokumentong ito, mayroong malinaw na iskedyul ng paghahatid at isang natatanging numero ng Purchase Order.

Gamit ang impormasyong ito, masusubaybayan ng mga kumpanya ang katayuan ng pagbili sa real-time.

5. Dagdagan ang pakikipagtulungan sa mga vendor

Maaaring mapabuti ng mga dokumento ng Purchase Order ang pakikipagtulungan sa mga vendor. Sa dokumentong ito, may mga detalye tungkol sa mga produkto o serbisyong binili, mga detalye ng mga ito, mga presyo, at mga iskedyul ng paghahatid.

Sa impormasyong ito, mas maihahanda ng mga vendor ang mga produkto o serbisyong binili at maihatid ayon sa napagkasunduang iskedyul.

Sa negosyo, ang paggamit ng mga dokumento ng Purchase Order ay napakahalaga upang maisaayos ang pagkuha ng mga kalakal o serbisyo sa isang istruktura at kontroladong paraan.

Makakatulong ito sa mga kumpanya na mabawasan ang panganib ng mga overrun sa badyet, maiwasan ang mga error sa pag-order, at gawing mas madali ang pagsubaybay sa mga produkto o serbisyo.

Konklusyon

Ang Purchase Order o Purchase Order ay isang opisyal na dokumento na naglalaman ng kahilingang bumili ng mga kalakal o serbisyo mula sa nagbebenta ng mamimili.

Iyan ang impormasyon tungkol sa kahulugan ng mga purchase order at ang mga benepisyo nito para sa negosyo.Sana ay maging kapaki-pakinabang at makatulong sa inyong lahat ang artikulo sa itaas.