Comprendre les bons de commande et leurs avantages pour les entreprises

Nafa Lightyani

Comprendre les bons de commande et leurs avantages pour les entreprises

Rancakmedia.com – Connaissez-vous la signification d’un bon de commande ou d’un bon de commande ? Bon de commande ou bon de commande désigne un document créé pour indiquer les marchandises que vous souhaitez acheter. Ce n'est que dans cet article que vous trouverez la fonction complète et l'explication.

En entreprise, de nombreuses transactions d'achat sont effectuées et le fait de disposer d'un bon de commande peut garantir que le processus d'approvisionnement se déroule sans problème et est structuré.

Le bon de commande est un terme couramment utilisé dans les affaires. En effet, les bons de commande jouent un rôle important dans le processus d'achat de biens ou de services à des fins commerciales.

Comprendre les bons de commande

Comprendre les bons de commande

Un bon de commande ou un bon de commande est un document officiel contenant une demande d'achat de biens ou de services auprès du vendeur par l'acheteur.

Ce document contient des informations détaillées sur produit ou service acheté, y compris la quantité, le prix, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.

L'objectif principal d'un bon de commande est de garantir que l'achat de biens ou de services est effectué de manière structurée et contrôlée, de manière à éviter les erreurs de commande et d'envoi de produits ou de services qui ne correspondent pas à la commande.

En dehors de cela, les bons de commande peuvent également permettre aux acheteurs de suivre plus facilement l'état de livraison des biens ou des services et de garantir que les paiements sont effectués conformément aux accords prédéterminés.

La différence entre un bon de commande et une facture réside dans le fait qu'un bon de commande est une demande d'achat de l'acheteur, tandis qu'une facture est une demande de paiement du vendeur après que les biens ou services ont été reçus par l'acheteur.

Types de bons de commande

Il existe plusieurs types de bons de commande qui peuvent être utilisés en entreprise, notamment :

1. Bon de commande standard

Le bon de commande standard est un type de bon de commande couramment utilisé dans les entreprises. Ce document contient une demande d'achat générale de biens ou de services sans spécifications trop détaillées.

Les bons de commande standard sont souvent utilisés pour acheter des biens ou des services achetés périodiquement et en petites quantités.

2. Couvertures de bons de commande

Le bon de commande global est un type de bon de commande destiné à acheter des biens ou des services en grande quantité et pour une longue période. Les couvertures de bons de commande sont généralement utilisées pour acheter des biens ou des services coûteux et difficiles à trouver.

3. Réserver un bon de commande

Le bon de commande de réserve est un type de bon de commande créé pour répondre à un besoin inattendu de biens ou de services. Ce document a été créé à titre de sauvegarde et sera utilisé si nécessaire à tout moment.

4. Bons de commande ponctuels

Le bon de commande ponctuel est un type de bon de commande effectué pour l'achat soudain et d'urgence de biens ou de services.

Ce document contient une demande d'achat de biens ou de services nécessitant une livraison immédiate, généralement dans les 24 heures.

Processus de création de bon de commande

Processus de création de bon de commande

Le processus de création d'un bon de commande peut être effectué en suivant les étapes suivantes :

1. Identifier les besoins

La première étape de la création d’un bon de commande consiste à identifier le besoin de biens ou de services requis par l’entreprise.

Cela peut se faire grâce à la communication entre l'acheteur et la partie qui a besoin des biens ou des services.

2. Sélection du fournisseur

Une fois le besoin de biens ou de services identifié, l’étape suivante consiste à sélectionner un fournisseur qui répondra à ce besoin.

Le fournisseur sélectionné doit être en mesure de fournir des biens ou des services répondant aux spécifications souhaitées et jouissant d’une bonne réputation.

3. Offre de prix

Une fois le vendeur sélectionné, l'acheteur peut demander un devis au vendeur concerné.

Ce devis doit inclure les détails du prix, y compris les frais d'expédition et le délai de livraison des biens ou des services.

4. Passer des bons de commande

Une fois le prix convenu, l'acheteur peut créer un bon de commande contenant des détails sur les biens ou services à acheter, notamment la quantité, le prix, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.

5. Vérification et approbation

Le bon de commande qui a été créé doit être vérifié et approuvé par la partie autorisée de l'entreprise. Ceci est important pour garantir que le bon de commande est conforme à la politique de l’entreprise et au budget disponible.

6. Livraison des bons de commande

Une fois le bon de commande approuvé, le document doit être envoyé au vendeur qui exécutera la commande. Le vendeur traitera les commandes et livrera les biens ou services selon les conditions convenues.

7. Réception de biens ou de services

Après réception des biens ou services, l'acheteur doit vérifier et s'assurer que les biens ou services reçus sont conformes au bon de commande. En cas de problème ou de divergence, l'acheteur doit immédiatement contacter le vendeur pour corriger la situation.

Réception de biens ou de services

Un processus efficace de création de bons de commande peut aider les entreprises à économiser du temps et des coûts, ainsi qu'à garantir que l'achat de biens ou de services est effectué de manière structurée et contrôlée.

Comment suivre un bon de commande

Le suivi des bons de commande est l’une des choses importantes que les acheteurs doivent faire pour s’assurer que l’achat de biens ou de services a été effectué correctement.

Voici plusieurs façons de suivre les bons de commande :

1. Utiliser un système ERP

Un système ERP (Enterprise Resource Planning) peut aider à surveiller les bons de commande du début à la fin.

Dans un système ERP, chaque bon de commande possède un numéro unique qui permet aux acheteurs de suivre le statut de l'achat en temps réel.

2. Contacter les fournisseurs

Les acheteurs peuvent contacter les fournisseurs pour obtenir des informations sur l'état de livraison des biens ou des services qu'ils ont achetés.

Le vendeur fournira des informations sur la date de livraison, le numéro du reçu de livraison et l'heure d'arrivée estimée.

3. Utiliser le courrier électronique

Les acheteurs peuvent utiliser le courrier électronique pour demander des mises à jour sur le statut de l'achat. L'e-mail doit inclure le numéro de bon de commande et des détails sur les biens ou services achetés.

4. Utiliser une application de suivi des livraisons

Certains fournisseurs proposent des applications de suivi des expéditions qui permettent aux acheteurs de suivre l'état de l'expédition en ligne. Ces applications sont généralement accessibles via le site Web du fournisseur ou via une application mobile.

Exemple de bon de commande

Voici un exemple de bon de commande qui peut être utilisé comme référence lors de la création de ce document :

Numéro de bon de commande : 12345678
Date de création : 1er mai 2023
Acheteur : PT. ABC
Fournisseur : PT. XYZ

Description des biens ou services :

Exemple de bon de commande

  1. 50 unités d'ordinateurs portables de marque Acer
  2. 10 unités d'imprimante de marque HP
  3. 5 unités scanner de marque Canon

Spécifications des biens ou services :

  • Ordinateur portable Acer avec spécifications Intel Core i5, 8 Go de RAM et disque dur de 1 To
  • Imprimante HP avec spécifications d'impression couleur et noir et blanc, vitesse d'impression de 20 feuilles par minute et connectivité Wi-Fi
  • Scanner Canon avec des spécifications de résolution de 1200 2400 x 10 XNUMX dpi et une vitesse de numérisation de XNUMX secondes par feuille

Prix:

  1. Ordinateur portable Acer pour 10.000.000 XNUMX XNUMX IDR par unité
  2. Imprimante HP Rp. 2.000.000 XNUMX XNUMX par unité
  3. Scanner Canon pour 1.500.000 XNUMX XNUMX IDR par unité
  4. Prix ​​total : 600.000.000 XNUMX XNUMX IDR

Calendrier de livraison:

  • 25 unités d'ordinateurs portables, 5 unités d'imprimante et 3 unités de scanner seront envoyées le 15 mai 2023
  • 25 unités d'ordinateurs portables et 5 unités d'imprimante seront envoyées le 30 mai 2023
  • 22 unités d'ordinateurs portables, 5 unités d'imprimante et 2 unités de scanner seront envoyées le 15 juin 2023

Modalités de paiement:

  1. 50% du prix total doit être payé avant la livraison de la marchandise
  2. Les 50 % restants sont payés après réception et vérification des marchandises par PT. ABC

Dans l'exemple de bon de commande ci-dessus, vous trouverez des informations détaillées sur les biens ou services achetés, leurs spécifications, leur prix, leur calendrier de livraison et leurs conditions de paiement.

Ce document a été créé pour garantir que l'achat de biens ou de services est effectué de manière structurée et contrôlée.

Avantages de l'utilisation des bons de commande

L’utilisation des bons de commande offre de nombreux avantages aux entreprises. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation des bons de commande :

1. Gérer les dépenses financières

Avec un bon de commande, l'entreprise peut gérer les dépenses finance avec plus de contrôle. Ce document peut aider les entreprises à créer un budget plus structuré et à réduire le risque de dépassement budgétaire.

2. Accélérez le processus d'achat

Accélérez le processus d'achat

Les documents de bon de commande peuvent accélérer le processus d’achat. Dans ce document, vous trouverez des détails sur les biens ou services achetés, leurs spécifications, leurs prix et leurs délais de livraison.

Grâce à ces informations, les entreprises peuvent prendre des décisions d’achat plus rapidement.

3. Évitez les erreurs de commande

Les documents de bon de commande peuvent aider à éviter les erreurs de commande. Dans ce document, vous trouverez des détails sur les biens ou services achetés et leurs spécifications.

Grâce à ces informations, les entreprises peuvent s'assurer que les biens ou services achetés sont conformes à leurs besoins.

4. Facilite le suivi des biens ou des services

Les documents de bon de commande peuvent faciliter le suivi des biens ou des services. Dans ce document, il y a un calendrier de livraison clair et un numéro de bon de commande unique.

Grâce à ces informations, les entreprises peuvent suivre le statut des achats en temps réel.

5. Augmenter la coopération avec les fournisseurs

Les documents de bon de commande peuvent améliorer la collaboration avec les fournisseurs. Dans ce document, vous trouverez des détails sur les biens ou services achetés, leurs spécifications, leurs prix et leurs délais de livraison.

Grâce à ces informations, les fournisseurs peuvent mieux préparer les biens ou services achetés et les livrer selon le calendrier convenu.

En entreprise, l’utilisation des documents de bons de commande est très importante pour organiser l’achat de biens ou de services de manière structurée et contrôlée.

Cela peut aider les entreprises à réduire le risque de dépassement de budget, à éviter les erreurs de commande et à faciliter le suivi des biens ou des services.

conclusion

Un bon de commande ou un bon de commande est un document officiel contenant une demande d'achat de biens ou de services auprès du vendeur par l'acheteur.

Telles sont les informations sur la signification des bons de commande et leurs avantages pour les entreprises. J'espère que l'article ci-dessus pourra être utile et utile pour vous tous.

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Nafa Lightyani

Je suis rédacteur de contenu pour le référencement, la technologie, la finance, les voyages, les recettes de cuisine et autres. J'espère que cela pourra être utile à tous mes amis.