Comprender las órdenes de compra y sus beneficios para las empresas

Rancakmedia.com – ¿Conoce el significado de Orden de Compra o PO? Orden de compra o PO significa un documento creado para indicar los bienes que desea comprar. Sólo en este artículo encontrarás la función completa y la explicación.

En los negocios, se llevan a cabo muchas transacciones de compra, y tener una Orden de Compra puede garantizar que el proceso de adquisición se desarrolle sin problemas y esté estructurado.

Orden de compra es un término comúnmente utilizado en los negocios. Esto se debe a que las Órdenes de Compra juegan un papel importante en el proceso de adquisición de bienes o servicios con fines comerciales.

Comprender las órdenes de compra

Una Orden de Compra u Orden de Compra es un documento oficial que contiene una solicitud de compra de bienes o servicios al vendedor por parte del comprador.

Este documento contiene información detallada sobre producto o servicio comprado, incluyendo cantidad, precio, calendario de entrega y condiciones de pago.

El objetivo principal de una Orden de Compra es garantizar que la adquisición de bienes o servicios se realice de manera estructurada y controlada, de modo que se eviten errores en el pedido y envío de productos o servicios que no coincidan con el pedido.

Aparte de eso, las Órdenes de Compra también pueden facilitar a los compradores el seguimiento del estado de entrega de bienes o servicios y garantizar que los pagos se realicen de acuerdo con acuerdos predeterminados.

La diferencia entre una Orden de Compra y una Factura es que una Orden de Compra es una solicitud de compra del comprador, mientras que una Factura es una solicitud de pago del vendedor después de que el comprador haya recibido los bienes o servicios.

Tipos de órdenes de compra

Existen varios tipos de Órdenes de Compra que se pueden utilizar en los negocios, que incluyen:

1. Orden de compra estándar

La Orden de Compra Estándar es un tipo de Orden de Compra que se usa comúnmente en los negocios. Este documento contiene una solicitud general de compra de bienes o servicios sin especificaciones demasiado detalladas.

Las órdenes de compra estándar se utilizan a menudo para adquirir bienes o servicios que se compran periódicamente y en pequeñas cantidades.

2. Mantas de órdenes de compra

Orden de Compra Abierta es un tipo de Orden de Compra realizada para adquirir bienes o servicios en grandes cantidades y por un largo tiempo. Las mantas de órdenes de compra se utilizan generalmente para adquirir bienes o servicios que son costosos y difíciles de encontrar.

3. Reserva de orden de compra

Orden de Compra de Reserva es un tipo de Orden de Compra creada para satisfacer una necesidad inesperada de bienes o servicios. Este documento fue creado como respaldo y se utilizará si es necesario en cualquier momento.

4. Órdenes de compra al contado

Orden de Compra Spot es un tipo de Orden de Compra realizada para la adquisición repentina y de emergencia de bienes o servicios.

Este documento contiene una solicitud de compra de bienes o servicios que requieren entrega inmediata, generalmente dentro de las 24 horas.

Proceso de creación de órdenes de compra

El proceso de creación de una Orden de Compra se puede realizar mediante los siguientes pasos:

1. Identificar las necesidades

El primer paso para crear una orden de compra es identificar la necesidad de bienes o servicios que necesita la empresa.

Esto se puede hacer a través de la comunicación entre el comprador y la parte que necesita los bienes o servicios.

2. Selección de proveedores

Una vez que se identifica la necesidad de bienes o servicios, el siguiente paso es seleccionar un proveedor que satisfaga esa necesidad.

El proveedor seleccionado debe poder proporcionar bienes o servicios que cumplan con las especificaciones deseadas y tener una buena reputación.

3. Oferta de precio

Una vez seleccionado el proveedor, el comprador puede solicitar una cotización del precio al proveedor en cuestión.

Esta cotización de precio debe incluir detalles del precio, incluidos los costos de envío y el tiempo de entrega de bienes o servicios.

4. Realizar órdenes de compra

Una vez acordado el precio, el comprador puede crear una Orden de compra que contenga detalles sobre los bienes o servicios que se comprarán, incluida la cantidad, el precio, el cronograma de entrega y las condiciones de pago.

5. Verificación y Aprobación

La Orden de Compra creada debe ser verificada y aprobada por la persona autorizada de la empresa. Esto es importante para garantizar que la Orden de Compra esté de acuerdo con la política de la empresa y el presupuesto disponible.

6. Entrega de Órdenes de Compra

Una vez aprobada la Orden de Compra, el documento deberá ser enviado al proveedor que cumplirá con la orden. El vendedor procesará los pedidos y entregará los bienes o servicios de acuerdo con las condiciones acordadas.

7. Recepción de Bienes o Servicios

Después de recibir los bienes o servicios, el comprador debe verificar y asegurarse de que los bienes o servicios recibidos estén de acuerdo con la Orden de Compra. Si hay un problema o discrepancia, el comprador debe comunicarse inmediatamente con el vendedor para corregir la situación.

Un proceso eficaz de creación de órdenes de compra puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y costos, así como garantizar que la adquisición de bienes o servicios se lleve a cabo de manera estructurada y controlada.

Cómo rastrear una orden de compra

El seguimiento de las órdenes de compra es una de las cosas importantes que los compradores deben hacer para garantizar que la adquisición de bienes o servicios se haya realizado correctamente.

Aquí hay varias formas de realizar un seguimiento de las órdenes de compra:

1. Usando un sistema ERP

Un sistema ERP (Planificación de recursos empresariales) puede ayudar a monitorear las órdenes de compra de principio a fin.

En un sistema ERP, cada orden de compra tiene un número único que permite a los compradores rastrear el estado de la compra en tiempo real.

2. Contactar a los proveedores

Los compradores pueden ponerse en contacto con los proveedores para obtener información sobre el estado de entrega de los bienes o servicios que han adquirido.

El proveedor proporcionará información sobre la fecha de entrega, el número de recibo de entrega y la hora estimada de llegada.

3. Usando el correo electrónico

Los compradores pueden utilizar el correo electrónico para solicitar actualizaciones sobre el estado de la compra. El correo electrónico debe incluir el número de Orden de Compra y detalles sobre los bienes o servicios que se han adquirido.

4. Uso de una aplicación de seguimiento de entregas

Algunos proveedores ofrecen aplicaciones de seguimiento de envíos que permiten a los compradores realizar un seguimiento del estado del envío en línea. Por lo general, se puede acceder a estas aplicaciones a través del sitio web del proveedor o mediante una aplicación móvil.

Ejemplo de orden de compra

El siguiente es un ejemplo de una Orden de Compra que se puede utilizar como referencia al crear este documento:

Número de orden de compra: 12345678
Fecha de creación: 1 de mayo de 2023
Comprador: PT. A B C
Proveedor: PT. XYZ

Descripción de Bienes o Servicios:

1. 50 unidades de portátiles marca Acer
2. 10 unidades de impresoras marca HP
3. 5 unidades de escáner marca Canon

Especificaciones de bienes o servicios:

• Portátil Acer con especificaciones Intel Core i5, 8 GB de RAM y disco duro de 1 TB
• Impresora HP con especificaciones de impresión en color y en blanco y negro, velocidad de impresión de 20 hojas por minuto y conectividad Wi-Fi
• Escáner Canon con especificaciones de resolución de 1200 x 2400 ppp y velocidad de escaneo de 10 segundos por hoja

Precio:

1. Portátil Acer por 10.000.000 IDR por unidad
2. Impresora HP 2.000.000 rupias por unidad
3. Escáner Canon por 1.500.000 IDR la unidad
4. Precio total: 600.000.000 IDR

Calendario de entregas:

• Se enviarán 25 unidades portátiles, 5 unidades de impresora y 3 unidades de escáner el 15 de mayo de 2023.
• Se enviarán 25 unidades portátiles y 5 unidades de impresora el 30 de mayo de 2023.
• Se enviarán 22 unidades portátiles, 5 unidades de impresora y 2 unidades de escáner el 15 de junio de 2023.

Términos de pago:

1. 50% del precio total debe pagarse antes de la entrega de la mercancía.
2. 50% el resto se paga después de que PT reciba y verifique la mercancía. A B C

En el ejemplo de Orden de compra anterior, hay información detallada sobre los bienes o servicios adquiridos, sus especificaciones, precio, cronograma de entrega y condiciones de pago.

Este documento fue creado para garantizar que la adquisición de bienes o servicios se realice de manera estructurada y controlada.

Beneficios de utilizar órdenes de compra

El uso de Órdenes de Compra proporciona muchos beneficios a las empresas. Los siguientes son algunos de los beneficios de utilizar Órdenes de Compra:

1. Gestionar los gastos financieros

Con una Orden de Compra la empresa puede gestionar los gastos finanzas con más control. Este documento puede ayudar a las empresas a crear un presupuesto más estructurado y reducir el riesgo de excesos presupuestarios.

2. Agilizar el proceso de compra

Los documentos de orden de compra pueden acelerar el proceso de compra. En este documento se detallan los bienes o servicios adquiridos, sus especificaciones, precios y cronogramas de entrega.

Con esta información, las empresas pueden tomar decisiones de compra más rápidamente.

3. Evite errores en los pedidos

Los documentos de orden de compra pueden ayudar a prevenir errores en los pedidos. En este documento se detallan los bienes o servicios adquiridos y sus especificaciones.

Con esta información las empresas pueden asegurarse de que los bienes o servicios adquiridos sean acordes a las necesidades de la empresa.

4. Facilita el seguimiento de bienes o servicios.

Los documentos de orden de compra pueden facilitar el seguimiento de bienes o servicios. En este documento, hay un cronograma de entrega claro y un número de Orden de Compra único.

Con esta información, las empresas pueden realizar un seguimiento del estado de las compras en tiempo real.

5. Incrementar la cooperación con los proveedores.

Los documentos de orden de compra pueden mejorar la colaboración con los proveedores. En este documento se detallan los bienes o servicios adquiridos, sus especificaciones, precios y cronogramas de entrega.

Con esta información, los proveedores pueden preparar mejor los bienes o servicios adquiridos y entregarlos según el cronograma acordado.

En los negocios, el uso de documentos de Orden de Compra es muy importante para organizar la adquisición de bienes o servicios de manera estructurada y controlada.

Esto puede ayudar a las empresas a reducir el riesgo de excesos presupuestarios, evitar errores en los pedidos y facilitar el seguimiento de bienes o servicios.

Conclusión

Una Orden de Compra u Orden de Compra es un documento oficial que contiene una solicitud de compra de bienes o servicios al vendedor por parte del comprador.

Esa es la información sobre el significado de las órdenes de compra y sus beneficios para las empresas, espero que el artículo anterior pueda ser útil y útil para todos ustedes.