Bagaimana Langkah-langkah Stock Opname?
Stock opname tidak bisa dilakukan sembarangan. Mengingat tujuan stok yang begitu penting untuk kelancaran operasional bisnis, bahkan pada tingkat operasional sehari-hari, itu juga harus diterapkan dengan benar.
Misalnya, setidaknya ada tiga langkah untuk melakukan stock opname yang dipesan dan akurat:
Tahap awal persiapan Stock Opname
Jauh sebelum hari pelaksanaan sendiri rangkaian aksi dimulai. Langkah pertama dan terpenting adalah persiapan stock opname, dan ini sering dilakukan sebelum proses inventaris itu sendiri dilakukan untuk memberikan waktu yang cukup untuk kesulitan tertentu dalam pelaksanaannya.
Pada tahap pertama ini pelaku usaha harus menginformasikan kepada pegawai gudang, berdasarkan produk usaha, untuk membuat penanda, biasanya label atau stiker, untuk membedakan produk individu menurut kategori yang ditentukan.
Karyawan gudang juga harus memilah-milah produk yang tersedia di gudang, misalnya dengan mengatur posisi sesuai jenis produk, agar lebih memudahkan stock opname untuk melakukan aktivitas. Kegiatan ini sangat penting dilakukan untuk mencegah terjadinya gangguan pada saat barang masih tersimpan sembarangan di gudang.
Setelah semua komoditas diatur menurut kategori dan jenis produk di dalam gudang, karyawan gudang juga harus menyertakan barcode atau penanda lain untuk menyederhanakan perhitungan inventaris, termasuk item terpisah yang tidak atau tidak harus dimasukkan dalam inventaris yang akan dilakukan.
Setelah semua persiapan dasar ini, pengumpulan stock opname dapat dilanjutkan untuk rangkaian kegiatan berikutnya.
Tahap Akhir Persiapan Stock Opname
Seperti namanya, rangkaian aksi ini juga dilakukan sebelum bursa. Bedanya, jika tahap persiapan pertama biasanya dilakukan jauh sebelum proses perhitungan, biasanya dilakukan pada hari penghitungan tertentu yang merupakan tahap persiapan akhir.
Pada tahap persiapan terakhir ini, pelaku usaha dapat menjelaskan proses stock opname untuk setiap karyawan yang terlibat. Langkah ini harus dilakukan untuk memastikan semua orang mengetahui ruang lingkupnya, sehingga tidak terlihat kebingungan pada hari penghitungan stok.
Tidak boleh ada pembagian tugas yang tumpang tindih antara satu karyawan dengan karyawan lainnya untuk mencapai produktivitas kerja dengan perhitungan stok yang efisien. Oleh karena itu, langkah ini tidak boleh diabaikan.
Selain itu, perusahaan dapat menginformasikan pihak gudang untuk menyelesaikan input pertama, terutama yang terlibat dalam proses bisnis produk. Biasanya kegiatan ini harus dilakukan hingga hari terakhir sebelum perhitungan stok dimulai.
Dengan demikian, pada saat persediaan diambil, hasil perhitungan yang dilakukan meliputi data, seperti barang yang baru masuk gudang atau keluar gudang tepatnya sehari sebelum persediaan dihitung.
Juga, buat gudang tidak lagi mengizinkan permintaan untuk memasukkan atau menghapus item ke atau dari gudang setelah semua input. Data yang dikunci pada tahap persiapan terakhir ini tidak akan berubah sehingga tidak ada kebingungan saat menghitung stok Anda setelahnya.
Pastikan hal ini dilakukan pada jam kerja pada hari terakhir sebelum stok dibuat untuk memastikan data stok adalah versi terbaru yang tidak berubah lagi.
Perhitungan
Perhitungan persediaan merupakan langkah terakhir dan langkah terpenting dalam keseluruhan langkah perhitungan persediaan. Untuk setiap karyawan yang terlibat dalam perhitungan stok, ini adalah hari terbesar.
Pelaku bisnis perlu meyakinkan diri sendiri bahwa semua operasi terkait inventaris di gudang dilengkapi dengan informasi lengkap.
Setelah semua data dimasukkan tanpa kecuali, pedoman perhitungan stok tercetak dapat dilakukan dengan mencetak data sistem.
Pastikan bahwa karyawan yang menangani stok di gudang tidak mematuhi pedoman ini, karena instruksi ini selanjutnya akan digunakan untuk mencocokkan data sistem dengan jumlah sebenarnya di gudang.
Kesimpulan :
Jika seorang karyawan memiliki akses ke pedoman tercetak yang sedang dibuat atau bahkan data dalam sistem, karyawan tersebut akan memiliki pilihan yang lebih besar untuk melacak jumlah item di gudang. Pastikan perhitungan ini dilakukan dengan akurasi yang sempurna dan tidak ada kesalahan. Untuk melakukan perubahan jika terdapat ketidaksesuaian, kirimkan hasil pencatatan ke bagian keuangan.
