¿Qué es Microsoft Outlook, características y cómo usarlo?

Nafa Lightyani

¿Qué son las funciones de Microsoft Outlook y cómo utilizarlas?

Rancakmedia.com – Tahukah kamu apa itu Microsoft Outlook? Bagi kamu yang belum tahu, kamu dapat mengetahuinya pada artikel yang kami sediakan di bawah ini, simak hingga selesai ya.

Microsoft Outlook ialah software yang digunakan untuk mengelola email, kalender, dan juga kontak.

Aplikasi ini sangat berguna untuk para profesional yang bekerja dengan menggunakan email dan perlu untuk mengelola jadwal dan tugas secara efisien.

Dalam artikel ini kami akan menjelaskan mengenai apa itu Microsoft Outlook, fitur, dan juga cara menggunakannya dengan baik.

Apa Itu Microsoft Outlook

Sebenarnya apa itu Microsoft Outlook? Outlook adalah sebuah personal information manager atau PIM dari Microsoft. Software ini bisa membantu kamu untuk menuliskan catatan, rencana, hingga alamat atau kontak seseorang.

Selain itu, kegunaan utamanya yaitu bisa digunakan untuk mengeirim, menerima dan membaca pesan yang diterima oleh email.

Dengan menggunakan Microsoft Exchange Server atau SharePoint, Outlook bisa menyediakan akses kotak surat, kalender, folder, agregasi data serta jadwal pertemuan.

Microsoft juga telah merilis aplikasi Outlook untuk digunakan pada platform besar, seperti Android dan juga iOS.

Pada Maret 2020 lalu, Microsoft mengumumkan peluncuran serangkaian fitur baru untuk menarik pelanggan bisnis platform teams.

Selain itu, fitur obrolan dan kolaborasi saat ini mencakup mengenai arahan yang lebih efektif dan terpadu. Hal ini tentunya dibuat untuk mempermudah kerja tim dalam sebuah organisasi dan mendorong pengunaan Microsoft sebagai platform obrolan perusahaan.

Fitur dari Microsoft Outlook

Pada dasarnya, Microsoft juga telah menyediakan beberapa fitur utama yang bisa kamu gunakan, di antaranya seperti Mail, Contacts, Calender, Noters dan lainnya.

Setelah mengetahui pengertian dari apa itu Microsoft Outlook, berikut penjelasan dari fitur yang disediakan oleh Microsoft Outlook:

  1. Email: Fitur email pada Microsoft Outlook memungkinkan kamu untuk mengelola email masuk, mengirim email, dan menyortir email dengan cepat dan efektif. Kamu juga dapat mengelompokkan email menjadi folder yang berbeda.
  2. Kalender: Fitur kalender pada Microsoft Outlook memungkinkan kamu untuk mengelola jadwal dan acara kamu dengan mudah. Kamu dapat menambahkan event, mengatur reminder, dan berbagi kalender dengan orang lain.
  3. Catatan: Fitur ini bisa digunakan untuk mencatat berbaai hal yang kamu inginkan secara digital. Selain itu, fitur ini juga bisa kamu jadikan pengganti sebagai catatan pribadi, pengingat dan lain sebagainya.
  4. Kontak: Fitur kontak pada Microsoft Outlook memungkinkan kamu untuk mengelola kontak kamu dan membuat grup kontak. Kamu juga dapat mengirim email atau mengatur acara dengan cepat melalui kontak yang tersimpan.

Manfaat Microsoft Outlook

Di bawah ini terdapat beberapa manfaat yang akan kamu dapatkan jika menggunakan Microsoft Outlook, sebagai berikut:

1. Akses Pesan yang Terorganisir

Jika kamu pengguna lama dari Microsoft Outlook, kamu pasti sudah tidak asing dengan manfaat yang satu ini.

Sebab kamu bisa menggunakan sistem folder yang memungkinkan organisasi pesan yang efisien.

Dengan begitu pengguna bisa dengan mudah mengakses pesan atau lampiran dalam satu tempat dan dengan cara yang terorganisir.

2. Fitur Kalender

Microsoft Outlook menyediakan cara efektif untuk embuat para penggunanya membuat berbagai jadwal acara, pertemuan, serta perjanjian yang dapat dilihat oleh pengguna.

Dengan begitu, kamu dapat mengirim permintaan rapat dengan cepat kepada kontak yang kamu inginkan dan gunakan tampilan bulan, minggu, atau hari untuk mengakses pertemuan yang akan datang.

Dengan mengetahui manfaat ini, mungkin bisa kamu jadikan sebagai alasan mengapa masih banyak orang yang menggunakan produk rilisan dari Microsoft.

3. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Software ini adalah salah satu software yang digunakan untuk kebutuhan pengiriman email. Dengan fitur yang disediakan, maka tidak sedikit perusahaan yang menggunakan software ini sebagai perantaranya.

Mengingat Outlook bisa berkontribusi pada proses kerja dan juga bisa meningkatkan kemungkinan produktivitas pengguna di tempat kerjanya.

Cara Menggunakan Microsoft Outlook dengan Efisien

Di bawah ini terdapat cara menggunakan Microsoft Outlook dengan efisien, sebagai berikut:

  1. Organisasi: Gunakan folder, label, atau kategori untuk mengorganisir email, acara, tugas, dan item lainnya. Ini akan membantu kamu menemukan item yang kamu cari dengan cepat.
  2. Pencarian: Gunakan fitur pencarian untuk menemukan email, acara, tugas, dan item lainnya dengan cepat. Kamu dapat mencari berdasarkan pengirim, subjek, konten, dan lainnya.
  3. Filter: Gunakan fitur filter untuk mengelompokkan email, acara, tugas, dan item lainnya berdasarkan kriteria tertentu. Ini akan membantu kamu mengurangi jumlah item yang harus kamu lihat.
  4. Rapat: Gunakan fitur acara dan jadwal untuk mengatur rapat dan acara lainnya. Ini akan membantu kamu menjaga agendamu teratur dan menghindari bentrokan jadwal.
  5. Tugas: Gunakan fitur tugas untuk mengatur dan mengikuti kemajuan tugas-tugas kamu. Ini akan membantu kamu menyelesaikan tugas-tugas dengan tepat waktu.
  6. Add-In: Gunakan add-in yang tersedia untuk membuat Outlook lebih efisien dan produktif. Beberapa add-in yang populer seperti Boomerang, Grammarly, Trello, Evernote, dan lain-lain.
  7. Otomatisasi: Gunakan fitur otomatisasi seperti regelan, macro dan skrip untuk menghemat waktu dan kesalahan.
  8. Backup: Pastikan untuk selalu melakukan backup data Outlook kamu secara teratur untuk menghindari kerugian data jika terjadi masalah.
  9. Koneksi: Pastikan kamu memiliki koneksi internet yang stabil dan cepat untuk mengirim dan menerima email, acara, tugas, dan item lainnya.
  10. Dokumentasi: Catat semua setting, konfigurasi, dan item penting lainnya untuk memudahkan troubleshooting jika terjadi masalah.

Kelebihan dan Kekurangan dari Microsoft Outlook

Berikut kelebihan dan kekurangan dari Microsoft Outlook yang perlu kamu ketahui, yaitu:

Kelebihan Microsoft Outlook

Berikut kelebihan Microsoft Outlook:

  1. Integrasi dengan aplikasi lain dari Microsoft Office: Outlook dapat digunakan bersama dengan aplikasi lain dari Microsoft Office seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint.
  2. Fitur manajemen email yang lengkap: Outlook menyediakan fitur manajemen email yang lengkap seperti pengelompokan email, pencarian email, dan pengaturan filter.
  3. Fitur kalender dan jadwal: Outlook menyediakan fitur kalender dan jadwal yang kuat yang dapat digunakan untuk mengatur jadwal, rapat, dan acara lainnya.
  4. Dapat digunakan dengan berbagai jenis server email: Outlook dapat digunakan dengan berbagai jenis server email seperti Microsoft Exchange, Gmail, dan Yahoo.
  5. Dapat digunakan secara offline: Outlook dapat digunakan secara offline dengan mengunduh email dan item lainnya ke komputer.

Kekurangan Microsoft Outlook

Berikut kekurangan Microsoft Outlook:

  1. Memerlukan lisensi untuk digunakan: Outlook hanya dapat digunakan dengan lisensi yang valid.
  2. Memerlukan koneksi internet yang stabil: Outlook memerlukan koneksi internet yang stabil untuk mengirim dan menerima email.
  3. Fitur yang berlebihan untuk pengguna yang tidak berpengalaman: Outlook dapat menjadi sulit untuk digunakan untuk pengguna yang tidak berpengalaman dengan fitur yang berlebihan.
  4. Biaya tambahan untuk fitur tambahan: Beberapa fitur tambahan seperti add-in dapat memerlukan biaya tambahan.
  5. Memerlukan konfigurasi yang rumit: Outlook dapat memerlukan konfigurasi yang rumit untuk digunakan dengan server email tertentu.

Shortcuts dari Microsoft Outlook

Terdapat beberapa shortcut dari Microsoft Outlook, sebagai berikut:

ShortcutsInformación
Ctrl + NMembuat email baru
ALT + SMengirim pesan
Ctrl + RMembalas pesan
Ctrl + Shift + RMembalas email
Ctrl + Shift + FMengirim ulang email
Ctrl + Shift + AMembuat acara baru
Ctrl + Shift + QMembuat tugas baru
Ctrl + Shift + KMembuat kontak baru
Ctrl + Shift + JMembuat catatan baru
Ctrl + Shift + EMembuka kalender
Ctrl + Shift + LMembuka daftar tugas
Ctrl + Shift + HMembuka folder sent items
Ctrl + Shift + IMembuka folder inbox
Ctrl + Shift + UMembuka folder outbox
Ctrl + Shift + YMembuka folder kontak
Ctrl + Shift + GMembuka folder catatan
Ctrl + Shift + PMembuka folder drafts
Ctrl + Shift + TMembuka folder deleted items
Ctrl + Shift + DMembuka folder kalender
Ctrl + Shift + OMembuka folder other items
Ctrl + Shift + WMembuka folder tasks
Ctrl + Shift + FMembuka folder folder list
Ctrl + Shift + ABuat janji baru
Ctrl + Shift + CBuat kontak baru
Ctrl + Shift + MMulai pesan baru
CTRL + 1Beralih ke email
CTRL + 2Beralih ke kalender
CTRL + 3Beralih ke kontak
CTRL + 4Beralih ke tugas

Disclaimer: Daftar di atas yang telah rancakmedia sediakan hanya beberapa, kegunaannya pun bisa saja berbeda tergantung dengan versi dan konfigurasi yang sedang kamu gunakan.

Troubleshooting dari Microsoft Office Outlook

Setelah kamu mengetahui apa itu Microsoft Outlook, berikut terdapat beberapa troubleshooting dari Microsoft Office Outlook, antara lain yaitu:

  1. Memeriksa koneksi internet: pastikan komputer kamu terhubung dengan internet dan dapat mengakses server email.
  2. Memperbaiki konfigurasi email: periksa setting email kamu untuk memastikan bahwa semua informasi seperti alamat email, password, dan server email telah diisi dengan benar.
  3. Memperbaiki file PST: jika kamu mengalami masalah dengan file PST, kamu dapat mencoba untuk memperbaikinya dengan menggunakan alat bawaan Outlook seperti Inbox Repair Tool.
  4. Memperbarui Outlook: pastikan kamu menggunakan versi terbaru dari Outlook dan perbarui jika diperlukan.
  5. Menghapus item yang tidak diinginkan: hapus email, kontak, dan item lain yang tidak diinginkan untuk membersihkan ruang penyimpanan dan memperbaiki kinerja Outlook.
  6. Memeriksa firewall: pastikan firewall kamu tidak mencegah Outlook untuk terhubung dengan server email.
  7. Menghapus add-in yang tidak diperlukan: hapus add-in yang tidak diperlukan untuk mengurangi beban pada Outlook dan memperbaiki kinerja.
  8. Memeriksa masalah dengan server email: jika masalah terus berlanjut, hubungi administrator server email atau dukungan teknis untuk memeriksa masalah dengan server email.

Conclusión

Microsoft Outlook adalah aplikasi yang sangat berguna bagi para profesional yang sering bekerja dengan email dan perlu untuk mengelola jadwal dan tugas mereka secara efisien.

Berbagai fitur yang disediakan oleh Outlook, dapat membantu kamu untuk mengelola pekerjaan dengan lebih baik dan meningkatkan produktivitas kamu.

Demikian informasi tentang apa itu Microsoft Outlook, fitur dan cara menggunakannya. Semoga artikel di atas dapat bermanfaat dan membantu untuk kamu semua.

Leer también

Compartir:

Nafa Lightyani

Soy redactor de contenidos para SEO, Tecnología, Finanzas, Viajes, Cocina y otros, con debates certeros.