Qué es Caja Chica, Definición, Beneficios y Finalidad
Rancakmedia.com – ¿Sabes el significado de caja chica? Si aún no lo conoces, consulta el artículo que te proporcionamos a continuación para que obtengas la información.
La gestión financiera es un factor importante e incluso vital en las pequeñas y grandes empresas. Porque con una gestión sistemática se verá claramente el potencial de la empresa.
Esto significa que con una buena gestión financiera, la marcha de la empresa también se puede conocer con precisión. La caja chica está incluida en esto.
Por supuesto, para construir una gestión financiera eficaz, el sistema correcto es muy importante, incluido un sistema que cumpla con las reglas o la cultura de la empresa que lo implementa.
En relación con este sistema, hay muchos factores sistémicos que deben utilizarse en la gestión de la gestión financiera. La gestión adecuada del efectivo es una de ellas. Esta es una frase del sistema en la gestión financiera que es muy significativa.
Definición de qué es caja chica
Dinero para gastos menores es una pequeña cantidad de dinero asignada con el propósito de pagar los gastos simples en que incurre una empresa en las operaciones diarias cuando no es posible emitir cheques de alto valor.
Toda empresa necesita efectivo para los gastos diarios. No todos los gastos se pueden pagar mediante cheque bancario o transferencia bancaria.
Los costos menores deben cubrirse exclusivamente en efectivo. Al mismo tiempo, ciertos recibos deben pagarse en efectivo, como las ventas de bienes usados, etc.
La caja chica es un aspecto importante de la función contable y, por lo general, se encarga directamente de las cuentas personales.
Propósito de crear caja chica
La caja chica se incluye en la gestión financiera de la empresa en función de los objetivos fijados. El siguiente es el objeto de la constitución de la caja chica que se ha fijado, así:
Manejo de problemas de equipos dentro de la empresa
La primera función es gestionar los problemas de equipos o financiación de equipos que surgen dentro de la empresa. porque los suministros de la empresa a menudo tienen costos más bajos que otros gastos.
Porque las finanzas a pequeña escala requieren un programa de contabilidad único y especial, conocido como contador de caja chica, para registrar las transacciones.
Prevención de la asignación de pagos
La tenencia de registros en caja chica es para evitar errores en la asignación de pagos. Las empresas no pagarán alto si los costos de transacción son pequeños y viceversa. Porque todo se describe en contabilidad diferente.
Para aquellos que estén dispuestos a pagar una pequeña tarifa, ¡la información está disponible solo en efectivo, por supuesto! Mientras tanto, para pagar los enormes caprichos de la empresa, los hechos deben consultarse en varios libros para que sean válidos.
El entendimiento es que si están dispuestos a pagar una pequeña tarifa, entonces los datos están en la caja chica. Mientras tanto, para pagar una empresa muy grande, los datos están en un libro diferente.
Aligerar el trabajo de los empleados
La caja chica también tiene el objetivo de facilitar el trabajo de los empleados porque ayuda a que sea más fácil para los empleados informar sobre su desempeño a los socios comerciales y superiores.
Con la caja chica, ciertamente hace que el mapeo del dinero gastado sea más claro. Para que la preparación de materiales para los informes sea más fácil y no ocupe mucho tiempo.
Aceleración de la determinación de políticas incidentales
A veces los superiores hacen políticas incidentales o repentinas para la empresa. Pero con la existencia de caja chica y mucho dinero en efectivo, por supuesto, la investigación previa a la política se vuelve más simple.
Debido a la base sólida sobre la que se tomó la decisión, no habrá problemas en el futuro. Esto sugiere que, a pesar de la prisa y la precipitación de la investigación, la nueva estrategia se basa realmente en datos recopilados previamente.
Beneficios de caja chica
Además de tener una función clara, la caja chica también se debe producir porque tiene ventajas. Los siguientes son los beneficios en cuestión, a saber:
Facilitar a los contadores el registro de las finanzas
El trabajo de un contador es bastante pesado. Uno de los trabajos de un contador es presentar informes financieros periódicos. Por lo tanto, un contador debe tener habilidades de análisis financiero calificadas y tener la precisión adecuada.
Al crear una cuenta de caja chica, será más fácil para un contador registrar las finanzas de la empresa, porque el método de análisis solo se basa en la integración de los datos financieros de toda la empresa.
Para mejorar el servicio al cliente
Un mejor servicio al cliente es un beneficio de la contabilidad de la caja chica. Con la promulgación de la caja chica, esta contabilidad es necesaria en la gestión financiera de la empresa.
Las reuniones de oficina son una ocurrencia común. Incluso hay una agenda única para esta actividad. incluidas las reuniones fuera de la oficina que se llevan a cabo en determinados momentos.
Se debe hacer provisión de consumo para esta agenda. Por supuesto, cuesta dinero ofrecer un servicio al cliente decente.
Con la caja chica, los empleados responsables no tienen que preocuparse por los obsequios que no son lo suficientemente buenos porque todo el dinero se saca de la empresa y luego se informa en la contabilidad.
Para emitir un fondo de emergencia de la empresa
Por supuesto, esta división no propondría emitir pequeñas cantidades de dinero a la empresa, especialmente porque los fondos mismos estaban destinados a grandes transacciones.
A menos que la división tenga su propia reserva de efectivo, que se puede utilizar para financiar la división. Además, el dinero de esta cuenta de caja chica se puede transferir a otros departamentos que lo necesiten.
Método de registro de caja chica
En el manejo de las finanzas en la empresa, se necesita un método especial para registrar la caja chica, a continuación se presentan los asuntos relacionados con el registro de la caja chica, a saber:
Método fijo
El método fijo o más conocido en contabilidad es el Sistema de Fondos de Anticipos, que es un método estándar de contabilidad para el seguimiento de la caja chica, el propósito de este método es registrar una cuenta de caja chica cuyo monto nominal es siempre el mismo.
Esto suele suceder porque el monto emitido y el monto incluido en la caja chica son los mismos. Por lo tanto, el saldo de caja chica permanece constante (no cambia).
Método basado en fluctuaciones
El Método de Fluctuación es una forma de registrar pequeñas cantidades de dinero cuyo valor nominal cambia regularmente. Por supuesto, este es el método inverso del primer método de registro de caja chica, a saber, el sistema de fondos de anticipos o método fijo.
La discrepancia entre ingresos y gastos conduce al método de fluctuación. Esto ocurre cuando el fondo de depósito no tiene los mismos costos. Es posible que el saldo sea mayor que el dinero gastado, o viceversa.
Documentos de respaldo de caja chica
Para registrar los gastos entrantes y salientes en el libro de caja chica, se necesitan varios documentos de respaldo, aquí hay algunos documentos que deben prepararse:
Prueba de retiro de efectivo
Documentos contables los llamados recibos de retiro de efectivo incluyen instrucciones para retirar efectivo de un gran presupuesto de efectivo. Los montos e información indicados están contenidos en documentos legales. Se requiere comprobante de retiro de efectivo como registro de documento al recargar el presupuesto del fondo.
Controlar
Un cheque es un documento que instruye al banco a pagar una cantidad específica a la persona u organización cuyo nombre aparece en el documento del cheque.
Carta de solicitud de gastos
Mediante el uso de esta carta, el titular de la caja chica de la empresa puede solicitar una cierta cantidad de dinero para ser utilizado para un propósito específico. Este documento debe guardarse ordenadamente porque es prueba contra el titular del fondo de caja chica como prueba de gasto.
Prueba de gastos
Este documento puede ser una prueba legal del uso de los gastos de caja chica para las necesidades operativas de la empresa. Este documento está vinculado a la documentación de la factura y se envía al contador de la empresa.
Prueba de reposición
El contador de la empresa utiliza este documento para reponer los fondos proporcionados anteriormente. Para que los costos incurridos por la recarga puedan ser reemplazados.
Impuesto de caja chica
Los impuestos aumentan el costo de cualquier gasto con un componente de valor agregado. Actualmente, la tasa de IVA es 11% del gasto total. La documentación de los costos fiscales puede ser una consideración para reponer el presupuesto.
Cómo usar la caja chica
En la caja chica se podrán emitir gastos para necesidades que sólo puedan ser utilizadas. Entonces, al usar la caja chica, primero debe conocer los métodos, de la siguiente manera:
- El seguimiento de gastos utilizado por los usuarios de caja chica debe pasar primero por la autenticación. Luego adjunte la cantidad de dinero en forma de comprobante.
- Calcular el desembolso de efectivo que se ha dado cada mes comparando la cantidad de dinero que se ha devuelto. El solicitante debe firmar el comprobante para ser elegible para la cantidad solicitada de caja chica.
- También actualice el registro de caja chica asegurándose de la cantidad de dinero que se ha emitido, la fecha de desembolso del dinero y el saldo total de efectivo después de la emisión de la caja chica.
preguntas frecuentes
Algunos ejemplos de preguntas y respuestas sobre qué es la caja chica son los siguientes:
¿Por qué se deben registrar todos los gastos de caja chica?
Porque todo fondo emitido por caja chica debe ser registrado para facilitar la contabilidad registrada por el contador.
¿Por qué se necesita la caja chica como control interno en una empresa?
Usando reglas establecidas por la compañía central, el sistema de control interno de caja chica controla cómo la compañía usa la caja chica y ayuda a prevenir su uso indebido.
Conclusión
La caja chica es una serie de fondos especialmente desarrollados por la empresa. La caja chica a menudo se usa para pagar cosas como comidas en reuniones, transporte y otros artículos pequeños.
Por lo que se puede concluir que la caja chica solo se utiliza para las necesidades de las empresas que emiten fondos de forma sencilla.
Esta es información sobre lo que es un fondo de caja chica, espero que el artículo anterior pueda ser útil y útil para todos ustedes.