Compreendendo os pedidos de compra e seus benefícios para os negócios

Rancakmedia. com – Você sabe o significado de Ordem de Compra ou PO? Ordem de compra ou PO significa um documento criado para indicar as mercadorias que você deseja adquirir. Somente neste artigo você encontrará a função completa e a explicação.

Nos negócios, há muitas transações de compra realizadas, e ter um Pedido de Compra pode garantir que o processo de aquisição corra bem e seja estruturado.

Ordem de compra é um termo comumente usado nos negócios. Isso ocorre porque os pedidos de compra desempenham um papel importante no processo de aquisição de bens ou serviços para fins comerciais.

Compreendendo os pedidos de compra

Um Pedido de Compra ou Ordem de Compra é um documento oficial que contém uma solicitação de compra de bens ou serviços do vendedor por parte do comprador.

Este documento contém informações detalhadas sobre produto ou serviço adquirido, incluindo quantidade, preço, cronograma de entrega e condições de pagamento.

O principal objetivo de uma Ordem de Compra é garantir que a aquisição de bens ou serviços é realizada de forma estruturada e controlada, de forma a evitar erros na encomenda e no envio de produtos ou serviços que não correspondam ao pedido.

Além disso, os pedidos de compra também podem facilitar aos compradores o acompanhamento do status da entrega de bens ou serviços e garantir que os pagamentos sejam feitos de acordo com acordos pré-determinados.

A diferença entre um Pedido de Compra e uma Fatura é que um Pedido de Compra é uma solicitação de compra do comprador, enquanto uma Fatura é uma solicitação de pagamento do vendedor após os bens ou serviços terem sido recebidos pelo comprador.

Tipos de pedidos de compra

Existem vários tipos de pedidos de compra que podem ser usados nos negócios, incluindo:

1. Pedido de compra padrão

Pedido de compra padrão é um tipo de pedido de compra comumente usado nos negócios. Este documento contém uma solicitação geral de compra de bens ou serviços sem especificações muito detalhadas.

Os pedidos de compra padrão são frequentemente usados para adquirir bens ou serviços adquiridos periodicamente e em pequenas quantidades.

2. Cobertores de pedidos de compra

Pedido de compra aberto é um tipo de pedido de compra feito para adquirir bens ou serviços em grandes quantidades e por um longo período. As coberturas de pedidos de compra geralmente são usadas para adquirir bens ou serviços caros e difíceis de encontrar.

3. Ordem de compra de reserva

Pedido de compra de reserva é um tipo de pedido de compra criado para atender a uma necessidade inesperada de bens ou serviços. Este documento foi criado como backup e será usado se necessário a qualquer momento.

4. Pedidos de compra à vista

Pedido de compra à vista é um tipo de pedido de compra feito para aquisição repentina e emergencial de bens ou serviços.

Este documento contém uma solicitação de compra de bens ou serviços que requerem entrega imediata, geralmente em até 24 horas.

Processo de criação de pedido de compra

O processo de criação de um Pedido de Compra pode ser realizado seguindo os seguintes passos:

1. Identifique as necessidades

A primeira etapa na criação de um pedido de compra é identificar a necessidade de bens ou serviços necessários ao negócio.

Isso pode ser feito por meio da comunicação entre o comprador e a parte que necessita dos bens ou serviços.

2. Seleção de Fornecedor

Uma vez identificada a necessidade de bens ou serviços, o próximo passo é selecionar um fornecedor que atenda a essa necessidade.

O fornecedor selecionado deve ser capaz de fornecer bens ou serviços que atendam às especificações desejadas e tenha boa reputação.

3. Oferta de preço

Após a seleção do fornecedor, o comprador pode solicitar uma cotação de preço ao fornecedor em questão.

Esta cotação de preço deve incluir detalhes de preço, incluindo custos de envio e prazo de entrega de bens ou serviços.

4. Fazendo pedidos de compra

Uma vez acordado o preço, o comprador pode criar um Pedido de Compra que contém detalhes sobre os bens ou serviços a serem adquiridos, incluindo quantidade, preço, cronograma de entrega e condições de pagamento.

5. Verificação e Aprovação

O Pedido de Compra criado deve ser verificado e aprovado pela pessoa autorizada da empresa. Isto é importante para garantir que a Ordem de Compra esteja de acordo com a política da empresa e com o orçamento disponível.

6. Entrega de Pedidos de Compra

Uma vez aprovado o Pedido de Compra, o documento deverá ser enviado ao fornecedor que irá atender o pedido. O fornecedor processará os pedidos e entregará os bens ou serviços de acordo com as condições acordadas.

7. Recebimento de Bens ou Serviços

Após o recebimento dos bens ou serviços, o comprador deverá verificar e garantir que os bens ou serviços recebidos estão de acordo com o Pedido de Compra. Caso haja algum problema ou discrepância, o comprador deverá entrar em contato imediatamente com o fornecedor para corrigir a situação.

Um processo eficaz de criação de pedidos de compra pode ajudar as empresas a economizar tempo e custos, bem como garantir que a aquisição de bens ou serviços seja realizada de forma estruturada e controlada.

Como rastrear um pedido de compra

O rastreamento de pedidos de compra é uma das coisas importantes que os compradores devem fazer para garantir que a aquisição de bens ou serviços foi realizada corretamente.

Aqui estão várias maneiras de rastrear pedidos de compra:

1. Usando um sistema ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) pode ajudar a monitorar os pedidos de compra do início ao fim.

Em um sistema ERP, cada pedido de compra possui um número exclusivo que permite aos compradores acompanhar o status da compra em tempo real.

2. Entre em contato com fornecedores

Os compradores podem entrar em contato com os fornecedores para obter informações sobre o status da entrega dos bens ou serviços que adquiriram.

O fornecedor fornecerá informações sobre a data de entrega, número do recibo de entrega e hora estimada de chegada.

3. Usando e-mail

Os compradores podem usar o e-mail para solicitar atualizações sobre o status da compra. O e-mail deve incluir o número do pedido de compra e detalhes sobre os bens ou serviços que foram adquiridos.

4. Usando um aplicativo de rastreamento de entrega

Alguns fornecedores fornecem aplicativos de rastreamento de remessa que permitem aos compradores rastrear o status da remessa on-line. Esses aplicativos geralmente podem ser acessados pelo site do fornecedor ou por um aplicativo móvel.

Exemplo de pedido de compra

A seguir está um exemplo de Pedido de Compra que pode ser usado como referência na criação deste documento:

Número do pedido de compra: 12345678
Data de criação: 1º de maio de 2023
Comprador: PT. A B C
Fornecedor: PT. XYZ

Descrição dos Bens ou Serviços:

1. 50 unidades de notebooks da marca Acer
2. 10 unidades de impressora da marca HP
3. 5 unidades de scanner da marca Canon

Especificações de bens ou serviços:

• Laptop Acer com especificações Intel Core i5, 8 GB de RAM e disco rígido de 1 TB
• Impressora HP com especificações de impressão em cores e preto e branco, velocidade de impressão de 20 folhas por minuto e conectividade Wi-Fi
• Scanner Canon com especificações de resolução de 1200 x 2400 dpi e velocidade de digitalização de 10 segundos por folha

Preço:

1. Laptop Acer por IDR 10.000.000 por unidade
2. Impressora HP R$ 2.000.000 por unidade
3. Scanner Canon por IDR 1.500.000 por unidade
4. Preço total: IDR 600.000.000

Agenda de entrega:

• 25 unidades de laptop, 5 unidades de impressora e 3 unidades de scanner serão enviadas em 15 de maio de 2023
• 25 unidades de laptop e 5 unidades de impressora serão enviadas em 30 de maio de 2023
• 22 unidades de laptop, 5 unidades de impressora e 2 unidades de scanner serão enviadas em 15 de junho de 2023

Termos de pagamento:

1. 50% do preço total deve ser pago antes da entrega da mercadoria
2. 50% o restante é pago após a recepção e verificação da mercadoria pela PT. A B C

No exemplo do Pedido de Compra acima, há informações detalhadas sobre os bens ou serviços adquiridos, suas especificações, preço, prazo de entrega e condições de pagamento.

Este documento foi criado para garantir que a aquisição de bens ou serviços seja realizada de forma estruturada e controlada.

Benefícios de usar pedidos de compra

O uso de pedidos de compra oferece muitos benefícios para as empresas. A seguir estão alguns dos benefícios de usar pedidos de compra:

1. Gerenciar despesas financeiras

Com um Pedido de Compra, a empresa pode gerenciar despesas finança com mais controle. Este documento pode ajudar as empresas a criar um orçamento mais estruturado e reduzir o risco de estouros orçamentários.

2. Acelere o processo de compra

Documentos de ordem de compra podem acelerar o processo de compra. Neste documento estão detalhados os bens ou serviços adquiridos, suas especificações, preços e prazos de entrega.

Com essas informações, as empresas podem tomar decisões de compra com mais rapidez.

3. Evite erros de pedido

Os documentos do pedido de compra podem ajudar a evitar erros de pedido. Neste documento, há detalhes sobre os bens ou serviços adquiridos e suas especificações.

Com essas informações, as empresas podem garantir que os bens ou serviços adquiridos estão de acordo com as necessidades da empresa.

4. Torna mais fácil rastrear bens ou serviços

Os documentos do pedido de compra podem facilitar o rastreamento de mercadorias ou serviços. Neste documento, há um cronograma de entrega claro e um número de ordem de compra exclusivo.

Com essas informações, as empresas podem acompanhar o status das compras em tempo real.

5. Aumente a cooperação com fornecedores

Os documentos do pedido de compra podem melhorar a colaboração com os fornecedores. Neste documento, há detalhes sobre os bens ou serviços adquiridos, suas especificações, preços e prazos de entrega.

Com essas informações, os fornecedores podem preparar melhor os bens ou serviços adquiridos e entregá-los de acordo com o cronograma acordado.

Nos negócios, a utilização de documentos de Pedido de Compra é muito importante para organizar a aquisição de bens ou serviços de forma estruturada e controlada.

Isto pode ajudar as empresas a reduzir o risco de derrapagens orçamentais, evitar erros de encomenda e facilitar o acompanhamento de bens ou serviços.

Conclusão

Um Pedido de Compra ou Ordem de Compra é um documento oficial que contém uma solicitação de compra de bens ou serviços do vendedor por parte do comprador.

Essas são as informações sobre o significado dos pedidos de compra e seus benefícios para os negócios.Espero que o artigo acima possa ser útil e útil para todos vocês.